O que é ser, hoje em dia, um profissional da área secretarial?
É saber gerenciar as tarefas, utilizando suas qualidades empreendedoras e gestoras em benefício da empresa. Porém, nem sempre tem seu trabalho reconhecido, embora seja de grande importância. Hoje em dia, o profissional de secretariado executivo não é mais simplesmente um recepcionista de luxo, aquele que recebia os clientes e fornecedores, atendia telefone e servia café. Esse profissional participa de todos os processos e atividades da empresa, direta ou indiretamente, é proativo.
Qual a principal função do profissional dessa área?
O dia-a-dia de uma secretária, ou de um secretário, é muito agitado. Além de atender ao telefone, anotar e transmitir recados, agendar compromissos e redigir documentos, esse profissional, nos nossos dias, é um assessor, podendo, inclusive, substituir seu executivo em reuniões, eventos, palestras e outros acontecimentos. Então, a principal função desse profissional é auxiliar seu executivo, colocando à disposição dele todo o seu conhecimento.
O profissional de Secretariado Executivo está bem preparado para o mercado de trabalho?
Está cada vez mais evidente que a área de Secretariado tem crescido muito com o passar dos anos. Um exemplo disso é que, antigamente, qualquer pessoa estava qualificada a fazer "coisas de secretária"; porém, hoje, as empresas exigem que esse profissional tenha um perfil, contratando somente aqueles que se adequam a ele. Por isso é que temos cursos técnicos, de graduação e, inclusive, pós-graduação - todos voltados a esse público, e que englobam todo o conhecimento necessário do qual precisam. Com todas essas modalidades de qualificação, podemos dizer que sim, temos profissionais muito bem preparados para atuar na área de Secretariado Executivo.
Então, isso significa que o perfil desse profissional sofreu mudanças ao longo do tempo?
Sem dúvida. A tecnologia foi avançando cada vez mais e o profissional de Secretariado sofreu um impacto com tantas inovações. Afinal, teve de se aperfeiçoar e adaptar-se à nova realidade. Teve de aprender inglês, espanhol, computação, a utilizar equipamentos modernos e a gerenciar tarefas e pessoas.
Quais são as ferramentas que o profissional de Secretariado Executivo pode utilizar para facilitar o seu dia-a-dia?
O dia desse profissional começa com muita correria, e ele daria tudo para que houvesse 48 horas no relógio. Sendo assim, ele deverá contar com a ajuda da tecnologia para que tudo corra bem. As ferramentas indispensáveis para que isso ocorra são: skype, internet, blackberry, conference call, agenda eletrônica, telefone, celular, etc. Ou seja, ferramentas bem diferentes daquelas que antigamente eram usadas, como a famosa máquina de escrever. Porém, apesar de tantas facilidades a sua volta, esse profissional também deverá usar a inteligência emocional a seu favor, ou seja, manter o equilíbrio nas diversas relações interpessoais, empatia com seus colaboradores e clientes, expressar cortesia, paciência e ser ético. A ética é indispensável, pois só assim as atividades serão concluídas com êxito e de acordo com as expectativas de todos os envolvidos. Isso, certamente, traz sucesso à organização.
A área secretarial possui um amplo mercado de trabalho?
Com certeza! Hoje, esse profissional pode trabalhar em vários setores de uma empresa porque tem condições de liderar, de delegar tarefas, de participar de reuniões, de desempenhar diferentes tarefas. Além disso, atua como agente facilitador, com conhecimentos das estratégias da organização, apontando soluções com criatividade.
O que esse profissional deve fazer para se manter no mercado de trabalho?
Manter-se bem informado e procurar aprimorar, cada vez mais, seus conhecimentos e habilidades. Por exemplo: os computadores fabricados nos anos 1970 não conseguiam atender todas as necessidades da empresa, por não disporem de muitos recursos. Hoje, após muitas pesquisas e estudos, esses equipamentos possuem softwares capazes de armazenar várias informações, além de facilitar muito a vida de todo profissional. Como os computadores, o profissional da área secretarial precisa se atualizar e, assim, acompanhar o crescimento do mercado.
Por que etiqueta é tão importante para o profissional da área secretarial?
Esse profissional precisa ter bons modos, comportamento adequado, boa aparência e ser discreto, pois é visto com o cartão de visita de uma empresa. Aprender a vestir-se no dia-a-dia é fundamental, utilizando roupas discretas, evitando estampas muito chamativas ou com motivos típicos, como os indianos e afins. Eleger tons sóbrios e de coloração pastel sempre é boa escolha.
Por que atuar na área secretarial?
Ser secretária, ou secretário, é algo de extrema responsabilidade. A função exige muita dedicação, atenção e empenho. Já sabemos que, hoje, esse profissional não é um simples atendente de telefone: transformou-se em agente facilitador, muitas vezes resolvendo problemas que o executivo nem imagina que existam e participando do processo de tomada de decisão. Para atuar nessa área, é preciso gostar do que faz, pois novos desafios são colocados a cada dia e exige do profissional que ele se envolva, que tenha comprometimento.
Como seria a vida de um executivo sem uma secretária, ou um secretário?
Imagine um executivo, com seu dia repleto de compromissos, tendo de marcar reuniões, atender ao telefone, gerenciar conflitos, atender a solicitação de diversos departamentos, manter a agenda em ordem, arquivar documentos, organizar horários, preparar viagens. Tudo isso, e outras tantas coisas, seria feito por ele mesmo, o que tornaria o dia dele atribulado demais, e seria praticamente impossível ele ter tempo para dedicar-se àquilo que realmente precisa. Portanto, uma organização não pode progredir sem as contribuições e conhecimentos do profissional da área secretarial.
Como se deve atender ao telefone?
Ao atender ao telefone em uma empresa, a pessoa deve se identificar, dizendo seu nome. Em seguida, dizer o nome da empresa e saudar quem está do outro
lado da linha, com simpatia na voz e transmitindo vontade e prazer em ajudar.
O que, em geral, um executivo espera de sua secretária, ou de seu secretário?
Todo executivo deseja e quer um profissional da área secretarial que seja pró-ativo, interessado e que tenha vontade de se tornar um profissional de sucesso.
Todos podem ser profissionais da área secretarial?
Com o crescimento do Brasil e o investimento de capitais estrangeiros, cada vez mais as organizações necessitam de mão-de-obra especializada, principalmente do profissional de secretariado. Esse profissional necessita, a cada dia, de novas capacitações, pois nem todas as pessoas estão aptas a atuarem nessa área.
