A importância da administração do tempo no trabalho

Prof. Ms. Sidney Proetti[1]

Você já deve ter ouvido aquele velho ditado “tempo é dinheiro”, pelo menos uma vez na sua vida. Em parte, esse ditado tem fundamento, entretanto é importante ressaltar que, mais do que dinheiro, o tempo é um elemento que poderá, se não respeitado, atrapalhar muitos planejamentos.

Geralmente, não nos damos conta do que devemos fazer em determinadas horas do nosso dia-a-dia no ambiente de trabalho, isto é, não cumprimos nossas tarefas com um tempo determinado e acabamos por acumular nosso trabalho, tendo que ficar por mais tempo, após o término do expediente, e, muitas vezes, prejudicamos o trabalho de outras pessoas, pois se não cumprimos nossos prazos, elas também não conseguirão cumprir os seus próprios prazos para a execução de tarefas. 

Quando não nos programamos para desenvolver nossas tarefas e não cumprimos a parte que nos cabe de um trabalho dentro de um sistema administrativo ou operacional, os resultados, normalmente, são catastróficos, e as pessoas que dependem do nosso trabalho terão que atrasar as suas tarefas ou se verem em correria, sujeitas a erros e falhas (é lógico) e isso não é nada saudável em um ambiente de trabalho.

Os princípios para uma boa administração do tempo são simples:

· planeje seus dias de trabalho com antecedência;
· não marque mais compromissos do que você pode assumir;
· não deixe ninguém esperando por mais de 5 ou 10 minutos;
· marque um tempo para cada tipo de tarefa;
· não se deixe interromper por telefonemas, pessoas que não estejam agendadas para atendimento, problemas que não são de sua competência e atividades que não sejam importantes para o seu trabalho;
· organize seu trabalho;
· não fale muito tempo ao telefone ou em reuniões de trabalho: seja objetivo e claro;
· não se sobrecarregue de tarefas, prefira delegar;
· não use o tempo do almoço para trabalhar;
· levante-se um pouco mais cedo, pois o dia renderá mais e melhor;
· evite brincadeiras longas e desnecessárias no ambiente de trabalho;
· use uma agenda pessoal,  anote seus compromissos e jamais deixe de cumpri-los;
· elimine as tarefas que não sejam da sua competência ou cargo e use o tempo que era dedicado a elas para melhor desenvolver as que realmente são inerentes ao seu cargo;
· elimine o excesso de papéis como relatórios de vários tipos; 
· procure usar mais a comunicação on-line, pois você poderá responder aos comunicados de forma imediata;
·  caso perceba que vai atrasar algum trabalho e se alguém depende dele, avise as pessoas com certa antecedência para que elas se preparem e refaçam seus planejamentos;
· evite falar ao telefone: prefira o e-mail;
· ao final de cada dia e semana de trabalho, analise se tudo foi cumprido dentro do prazo e, se necessário, faça ajustes para que haja uma melhoria contínua;